Dienstvereinbarungen und Verfahrensanweisungen

Wer die Qualität seiner Arbeit beurteilen möchte oder im Team die eigene Vorgehensweise diskutieren will, benötigt Kriterien und Richtwerte zur Orientierung. Der katholische Unternehmensverbund der St. Augustinus Gruppe hat diesen Anspruch in seinen Trägergrundsätzen formuliert. Anhand von sieben Regeln machen sie uns bewusst, welche Werte unsere tägliche Arbeit bestimmen und worauf wir im Umgang mit uns selbst, dem Kollegenkreis und nicht zuletzt mit Klienten und Angehörigen achten wollen. Zu den Trägergrundsätzen gelangst du hier.  

Die St. Augustinus Gruppe ist verpflichtet, ihren Mitarbeitenden ein sicheres und gesundheitsgerechtes Arbeitsumfeld bereitzustellen. Dazu gehören die Aufklärung über Unfall- und Gesundheitsgefahren bzw. Risiken und Gefahrenquellen, Maßnahmen zur Unfallverhütung, die Bereitstellung entsprechender Hilfsmittel und das Beseitigen von Mängeln. Nicht zuletzt soll auch für die Klienten und Besucher unserer Einrichtungen eine sichere, den gesetzlichen Ansprüchen entsprechende Umgebung geschaffen werden. Die Informationen zur Arbeitssicherheit sind in den Einrichtungen im Ordner „Arbeitssicherheit“ sowie im Intranet zu finden.

Die Beachtung und Einhaltung von Regeln sind für uns alle selbstverständlich und gehören im Beruf wie im Privatleben einfach dazu. Um alle Mitarbeitenden hierbei in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen, hat die St. Augustinus Gruppe die Compliance-Regeln (Compliance = Regeltreue) verfasst. Ziel ist es, Rechtsverstößen, Fehlverhalten und Konflikten vorzubeugen sowie mögliche Risiken für die St. Augustinus Gruppe insgesamt zu minimieren. Anfragen und Meldungen sollen beim direkten Vorgesetzten erfolgen, können jedoch auch vertraulich an die hierfür beauftragten Personen:

• des Teams der Seelsorgenden (evangelisch und katholisch) oder

• Silke Potthoff (Unternehmensjuristin)

gerichtet werden. Dies ist auch anonym möglich bei den vom Unternehmen beauftragten unabhängigen Notaren, die an ihre Schweigepflicht gebunden sind. Den Auszubildenden der Heilerziehungspflege stehen außerdem der jeweilige Praxisanleiter sowie das HEP-Team beratend zur Seite.

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung hilfebedürftiger Menschen ist auf die Vertraulichkeit des gesamten Helfersystems angewiesen. Alle Mitarbeitenden sind deswegen zur Verschwiegenheit und zu einem vertraulichen Umgang mit allen personenbezogenen Daten der Klienten verpflichtet. Für die Erfüllung des Betreuungsauftrages – zur Planung und Dokumentation von Maßnahmen und den Austausch im Helfersystem – ist es jedoch unerlässlich, personenbezogene Daten zu erheben, zu nutzen, zu verarbeiten und zu speichern. Die Klienten unterzeichnen mit dem Wohn- und Betreuungsvertrag eine entsprechende Erlaubnis. Die Mitarbeitenden verpflichten sich über ihren Dienstvertrag zum sensiblen Umgang mit diesen Daten, und auch nach Beendigung der Beschäftigung ist absolutes Stillschweigen zu bewahren. Der Arbeitgeber verpflichtet sich und seine Mitarbeitenden darüber hinaus zum Schutz der Personaldaten und Betriebsgeheimnisse.

Bei der Erstellung der Praxisaufgaben ist der Datenschutz besonders zu beachten. Die Lehrkräfte unterliegen zwar der Schweigepflicht, es handelt sich bei den Planungen und Berichten jedoch um datenschutzrelevante Informationen, die unsere Einrichtung verlassen. Somit müssen die Angaben zu den Teilnehmenden der Übungsstunde so formuliert werden, dass kein Rückschluss auf die Person möglich ist bzw. die genannte Person nicht erkannt werden kann. Insbesondere müssen die Namen anonymisiert werden (z. B. Herr X oder Person Y). Statt des Geburtsdatums darf nur das Alter angegeben werden.
Weitere sensible Daten sind: Geburtsort, Krankheiten bzw. Diagnosen u. ä. Informationen sollten nur dann genannt werden, wenn sie für die Planung der Übungsstunde bzw. die Begründung des Hilfebedarfs unbedingt notwendig sind.

Werden ein umfassender Beobachtungsbericht, eine Biographie, Bildmaterial oder Videoaufnahmen erstellt und weitergegeben, so muss die Erlaubnis der betreffenden Person und in den meisten Fällen auch die des gesetzlichen Betreuers eingeholt werden. Hierfür kann das Berufskolleg ein Formblatt mit entsprechender Erklärung zur Verfügung stellen.

Ob der Datenschutz richtig eingehalten wurde, prüfen die Praxisanleiter vor dem Termin der Übungsstunde. Wir bitten dich, die Planungen bis 14 Tage vor dem Termin der Übungsstunde bei den Praxisanleitern abzugeben, damit sie ausreichend Zeit für Prüfung, Rückmeldung und Korrektur haben.

Bitte beachte unbedingt: Eine verspätete oder versäumte Abgabe der Praxisaufgabe wegen möglicher Nichteinhaltung des Datenschutzes kann dienstrechtliche Folgen haben.

Und noch etwas hilfreiches: Zum Thema Datenschutz besteht für alle Auszubildenden eine Pflichtfortbildung über das E-Learning-System. Weitere Informationen im Intranet: Behindertenhilfe -> Gemeinschaftliches Wohnen -> Datenschutz.

An den meisten Standorten stehen Fahrzeuge für den dienstlichen Gebrauch zur Verfügung. Vor der Nutzung muss die „Innerbetriebliche Nutzungsvereinbarung betriebseigener Fahrzeuge“ unterzeichnet und mit einer Kopie des Führerscheins bei der Einrichtungsleitung eingereicht werden. Außerdem muss vor der erstmaligen Nutzung jedes Fahrzeuges eine entsprechende Einweisung durch einen geeigneten Mitarbeitenden erfolgen. Bei Fahrzeugübernahme ist vor Antritt der Fahrt das Fahrzeug auf sichtbare Schäden und Fahrtauglichkeit zu überprüfen. Sollten Schäden festgestellt werden, meldet diese bitte unverzüglich der Einrichtungsleitung oder der von der Einrichtungsleitung für die Fahrzeuge beauftragten Person. Die Schäden werden vor Antritt der Fahrt im Fahrtenbuch dokumentiert. (Die Nutzungsvereinbarung ist im Intranet zu finden: -> Behindertenhilfe -> Gemeinschaftliches Wohnen -> Verwaltung und Sozialdienst -> Betriebseigene Fahrzeuge)

Die Bedürfnisse von Familien den aktuellen Arbeitsbedingungen anzupassen, ist eine Aufgabe, zu der sich die Geschäftsführung der St. Augustinus Gruppe verpflichtet hat. Dazu gehört es, gemeinsam flexible Regelungen zu finden. Mitarbeitende finden bei der St. Augustinus Gruppe unterschiedliche Möglichkeiten, um Familie und Beruf zu vereinbaren. Dieses Angebot wird kontinuierlich ausgebaut und verbessert. Daran arbeitet unter anderem die Projektgruppe „Familie und Karriere“. Außerdem nimmt die St. Augustinus Gruppe regelmäßig am Audit „berufundfamilie“ teil. Dieses Audit ist ein Managementinstrument, das genutzt wird, um die Personalpolitik im Unternehmen familien- und lebensphasenbewusst zu gestalten. Zusammen mit dem unabhängigen Institut, das diese Audits durchführt, erarbeitet die St. Augustinus Gruppe so passgenaue und bedarfsgerechte Maßnahmen im Kontext von Arbeitszeit, Arbeitsorganisation, Arbeitsort und Service für Mitarbeitende.

Unsere Verantwortung gegenüber den Menschen, die sich uns anvertrauen, unser Anspruch an die Qualität unserer Dienstleistung und verschiedene gesetzliche Vorgaben machen die regelmäßige Teilnahme aller Mitarbeitenden an Unterweisungen und Fortbildungen notwendig. Dafür stellt die St. Augustinus Gruppe Fort- und Weiterbildungsangebote zur Verfügung. Diese Angebote sollen alle Mitarbeitenden eigenverantwortlich wahrnehmen.

Ziel ist die Weiterentwicklung sowohl in fachlicher als auch in persönlicher Hinsicht. Kontinuierliche Fort- und Weiterbildung und lebenslanges Lernen werden aktiv gefördert und unterstützt. Dafür steht der IBF-Katalog (innerbetriebliche Fortbildungen) zur Verfügung, der ein breites Angebot an Veranstaltungen auflistet. Die Teilnahme ist kostenlos und wird in der Regel als Arbeitszeit angerechnet. Einige theoretische Lerninhalte werden mittlerweile per E-Learning über die Plattform OLE+ angeboten. (Siehe auch: Kodex Regel 5 „Wir sind gut ausgebildet“).

Regelmäßig zu wiederholende Fortbildungen sind z. B.:

• Arzneimittelunterweisung (jährlich)
• Arbeitssicherheit (jährlich)
• Brandschutzunterweisung (jährlich im Wechsel: Theorie, Löschübung, Begehung vor Ort)
• Erste Hilfe (in der Regel mindestens alle zwei Jahre)
• Hygieneschutzmaßnahmen (jährlich),
• Datenschutzmaßnahmen (alle fünf Jahre)
• Fortbildungen für grund- und behandlungspflegerische Maßnahmen (für nicht Pflegefachkräfte, die entsprechende pflegerische Maßnahmen verrichten)
• Teilnahme am Deeskalationstraining und Auffrischung (alle zwei Jahre). Zusätzlich soll jede und jeder Mitarbeitende jährlich zwei Fortbildungen aus den Bereichen Psychiatrie und Pädagogik besuchen.

Private Handys und Smartphones dürfen nur in der Pause und nur außerhalb vom Kontakt mit Bewohnerinnen, Bewohnern oder Angehörigen genutzt werden, es sei denn, diese Nutzung ist für die Erfüllung der Aufgaben im Betreuungsdienst unerlässlich, z. B. zur Kontaktaufnahme mit der Wohngruppe während einer Außenaktivität. Hierbei ist der Datenschutz zu beachten. Beispiele für Verstöße sind: das Erstellen von relevantem Bildmaterial oder das Mithören vertraulicher

Informationen durch andere bzw. außenstehende Personen. Darüber hinaus können Mobiltelefone nach vorheriger Absprache mit der diensthabenden Fachkraft bzw. den Kollegen im Dienst in dringenden Fällen genutzt werden, z. B. in Erwartung eines wichtigen Telefongesprächs oder bei einem wichtigen privaten Ereignis.

Soziale Netzwerke und Medien, Nachrichtendienste usw. dürfen nicht genutzt werden, um vertrauliche Informationen zu übermitteln, sich mit Kollegen über dienstliche Belange auszutauschen oder Klientinnen und Klienten zu kontaktieren.

Der Dienst in der Behindertenhilfe wird meist in der eigenen Alltagskleidung verrichtet. Bei der Auswahl von Kleidung und Schmuck müssen allerdings die Anforderungen an Hygiene und Sicherheit berücksichtigt werden. Beispielsweise können Ketten und Schals bei Klientinnen und Klienten mit herausfordernden Verhaltensweisen eine Gefahrenquelle sein. Ringe, Armreife und Uhren behindern eine effektive Händedesinfektion und müssen vor entsprechenden Tätigkeiten abgelegt werden. Bitte beachtet hier die Anweisungen der Bereichsleitung und die Dienstanweisung.

Darüber hinaus darf durch Kleidung, Schmuck, die Frisur oder sichtbare Tätowierungen niemand irritiert, verstört oder verängstigt werden, sich unangenehm berührt fühlen oder erregt werden. Empfehlenswert ist ein professionell zurückhaltendes, auf die Klientin oder den Klienten und den Aufgabenbereich angepasstes Auftreten.

Die Dienstanweisung ist im Intranet zu finden.

Wenn du krank bist und nicht zur Arbeit kommen kannst, musst du bitte nach der Feststellung unmittelbar die Dienststelle informieren. Das ist wichtig, denn es muss sichergestellt werden, dass die Bereichsleitung oder die Kollegen vor Ort für die betreffende Schicht einen Ersatz organisieren können. Ab dem vierten Tag muss dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorgelegt werden. Rechtzeitig vor Ablauf solltest du dich zurückmelden und mitteilen, ob die Krankheit weiterbesteht oder du wieder gesund bist. Denke dabei daran, dass du sowohl das Berufskolleg als auch die Praxisstelle über dein Fernbleiben informieren musst. Dabei spielt es keine Rolle, ob du in einer Schulwoche oder einer Praxisphase krank bist. So soll eine Kopie der AU, die für Schultage gilt,

an die Praxisstelle gegeben werden und umgekehrt. Das Berufskolleg und die Praxisstelle können sich gegenseitig mithilfe eines Laufzettels über Fehltage informieren. Bei einem Übermaß an Fehltagen kann sowohl der Erfolg in der theoretischen, als auch in der praktischen Ausbildung gefährdet sein.

Die St. Augustinus Gruppe hat Dienstvereinbarungen zum Umgang mit IT-Systemen und IT-Komponenten sowie zur Regelung der Intranet- und Internet-Nutzung entwickelt. Es ist sehr wichtig, diese Regelungen wie Zugriffs- und Nutzungsberechtigungen und -maßgaben sehr genau einzuhalten, denn diese Regelungen stellen sicher, dass unsere IT-Systeme funktionieren und die Daten des gesamten Konzerns und jene der Klientinnen, Klienten, Patientinnen und Patienten sicher sind.

Die Dienstvereinbarungen sind im Intranet zu finden.

Nach gesetzlichen Bestimmungen sind alle Mitarbeitenden, die einen Arbeits- oder Wegeunfall erleiden, über die „Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege“ (BG) in Hamburg versichert. Damit die Berufsgenossenschaft tätig wird, muss unbedingt die gesetzlich vorgesehene Unfallmeldung vorliegen. Das bedeutet, dass du auf jeden Fall die „Unfallanzeige an den Arbeitgeber“ (grundsätzlich) und die „Unfallanzeige“ an die Berufsgenossenschaft (bei einer Erkrankung von mehr als drei Tagen) ausfüllen und weiterleiten musst. Nur dann bist du versicherungstechnisch abgesichert, auch wenn Folgebeschwerden auftreten.

Darüber hinaus stellt die Unfallanzeige für die Fachkräfte für Arbeitssicherheit die einzig

sichere Grundlage zur Information über stattgefundene Unfälle dar. Du musst deinen Vorgesetzten zunächst direkt mündlich informieren. Je nach Schweregrad der Verletzung kann, wenn erreichbar, ein Ersthelfer der Einrichtung aufgesucht werden bzw. muss bei Verletzung mit Behandlungsbedarf ein Durchgangsarzt (D-Arzt) aufgesucht werden, der den Unfall BG-konform aufnimmt und behandelt. D-Ärzte finden sich in den Notfallambulanzen der Krankenhäuser (in Neuss z. B. Johanna Etienne Krankenhaus, Lukas Krankenhaus) sowie in niedergelassenen Praxen mit D-Arzt-Zulassung.

Die ausgefüllte und unterzeichnete Unfallanzeige muss umgehend über die Einrichtungsleitung an die Personalabteilung weitergeleitet werden. Hierfür ist das Formular „Unfallanzeige an den Arbeitgeber“ (abrufbar über das Intranet, Rubrik Personal/Formulare) auszufüllen. Mit der Anzeige dokumentierst du den Unfallhergang, den genauen Unfallort und die Unfallzeit sowie mögliche Beteiligte und Zeugen des Unfalls.

Bitte beachte hierzu unbedingt die Verfahrensanweisung „Unfallanzeige an den Arbeitgeber“ im Intranet.

Jeder Mitarbeitende hat ein Recht auf Erholung von der Arbeit und auf persönliche Wünsche bei der Jahresplanung. Da dies für dich und deine Kollegen gilt und auch die Dienstplanung verlässlich abgestimmt werden muss, ist die Planung von Urlaub in einer Dienstvereinbarung geregelt. Besonders in den Sommermonaten, in denen erfahrungsgemäß viele Mitarbeitende gleichzeitig Urlaub nehmen möchten, muss die Urlaubsplanung im Team einvernehmlich und rücksichtsvoll abgestimmt werden. Es bestehen für alle Bereiche Vorgaben, wie viele Mitarbeitende gleichzeitig Urlaub beantragen können. Die Wünsche müssen bereits im Vorjahr eingereicht werden. Darüber hinaus besteht eine Selbstverpflichtung der Behindertenhilfe zum Problemfeld „Dienstübernahme an einem freien Tag“. Diese versucht zu vermitteln zwischen der Notwendigkeit, die Versorgungssicherheit der Klientinnen und Klienten bei Ausfällen von Mitarbeitenden zu sichern, und dem Recht der Mitarbeitenden auf verlässliche Dienste und Freizeit. So wird zunächst versucht, geplante Dienste auszuweiten oder im Dienst befindliche Kollegen aus anderen Bereichen anzufragen, bevor ein Mitarbeitender „im Frei“ gebeten wird, einzuspringen. In jedem Fall gilt es, die Minimalbesetzung des betroffenen Bereiches zu gewährleisten.

Die Dienstanweisung ist im Intranet zu finden.

Fachkräfte haben eine Berufsausbildung abgeschlossen, die Kenntnisse und Fähigkeiten zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Wahrnehmung der von ihnen ausgeübten Funktion und Tätigkeit vermittelt, wie etwa Heilerziehungspfleger, Pflegefachkräfte, Sozialarbeiter und Sozialpädagogen, Heilpädagogen sowie Altenpfleger und Erzieher. Für die Übernahme von Tätigkeiten der medizinischen und pflegerischen Versorgung, wie z. B. Behandlungspflege und Medikamentenvergabe muss bei Nicht-Pflegefachkräften (z. B. Sozialarbeiter, Erzieher usw.) eine entsprechende Schulung und Delegation vorliegen. Betreuende Tätigkeiten dürfen nur durch Fachkräfte oder unter angemessener Beteiligung von Fachkräften wahrgenommen werden. In Einrichtungen mit pflegebedürftigen Bewohnern muss auch bei Nachtwachen mindestens eine Fachkraft ständig anwesend sein. Von diesen Anforderungen kann mit Zustimmung der zuständigen Behörde abgewichen werden, wenn dies für eine fachgerechte Betreuung der Klientinnen und Klienten erforderlich oder ausreichend ist. In Einrichtungen für erwachsene Menschen mit Behinderung sind bei der Festlegung der Mindestanforderungen auch die besonderen Bedürfnisse der Klienten und die Art und Schwere der Behinderung zu berücksichtigen.

Die Bereichsleitung trägt die Verantwortung dafür, dass jeder Mitarbeitende über die eigenen Aufgaben und Verantwortungsbereiche sowie die Grenzen der eigenen Zuständigkeit und Tätigkeit informiert ist. Alle Aufgaben, für die eine fachliche Qualifikation vorliegen muss, dürfen nur durch entsprechende Mitarbeitende ausgeführt werden. Insbesondere Auszubildende und Praktikanten müssen bei allen Tätigkeiten stets die Grenzen der eigenen Eignung beachten und die Rückversicherung der zuständigen bzw. anwesenden Fachkraft einholen. Das Achten auf Überforderung, Überlastung und Fehlerquellen ist hierfür unbedingt erforderlich.

Weitere Infos, die unbedingt beachtet werden müssen, findest du im Intranet unter dem Stichpunkt Personal/Infos an A-Z